Татьяна
Татьяна
Автор матеріалу
Цікаве

Як скласти ідеальний план на день?

Щодня люди прокидаються, покидають тепле ліжко і йдуть по своїх справах. Чому ж получається так, що одні встигають зробити впродовж дня багато речей, а інші – не виконують і половини запланованих завдань?

Одна з поширених проблем населення – невміння розпоряджатися часом Одна з поширених проблем населення – невміння розпоряджатися часом
Одна з поширених проблем населення – невміння розпоряджатися часом

Скажений темп часу здатний збити з пантелику практично будь-кого. Непохитними залишаються лише гуру тайм-менеджменту, що використовують кожен свій день на всі 100%. У них є свої правила і тактики, лайфхаки і джерела мотивації. На щастя, зараз продуктивність стала дуже популярною темою і знання про неї доступні кожному.

 

Основою продуктивного життя є планування. Зайняті люди складають графік справ на тиждень, а то і на місяць вперед. Проте, найбільш ефективним залишається план на день. Грамотно складений, він допоможе досягти успіху у всіх намічених справах. Про те, як організувати ідеальний план дня – розглянемо в цій статті.

Складаємо ідеальний план на день разом з нами Складаємо ідеальний план на день разом з нами
Складаємо ідеальний план на день разом з нами

Для планування робочого дня існують планувальники, або органайзери – програми, за допомогою яких легко контролювати фронт майбутніх робіт. Найвідоміші – Evernote, Trello, Wunderlist, Todoist, TickTick, Google Календар та інші.

 

Це – інструменти, електронні версії старого доброго щоденника, тільки з дуже розширеними функціями. Додатки допомагають утримати в полі велику кількість справ («проектів» – якщо говорити мовою підприємців і фахівців з високотехнологічних галузей, наприклад, IT), але вони не вчать грамотній організації дня (і тим більше – тижня, місяця, року).

 

Як організувати робочий день – вчать прості і зрозумілі методики, які застосовуються для щоденних робочих ситуацій.

 

  • Метод «З'їж слона»: великі завдання поділяються на дрібні, рухаємося до мети поступово. Куштуючи слона по шматочках, важливо не думати про величину слона в цілому і про те, скільки ще потрібно з'їсти. Фокусуємося на кожній підзадачі окремо.

 

  • Метод «З'їж жабу»: починати день потрібно з виконання найскладнішого або найнеприємнішого завдання. Закриття самої трудомісткої справи гарантує підйом настрою.

 

  • Метод «Помідора» («помідор» в даному випадку – це маленький будильник, який стоїть на кухні і допомагає картоплі не згоріти). Виставляємо будильник на 25 хвилин. Протягом цього проміжку посилено займаємося конкретною справою, не відволікаючись взагалі! Будильник продзвенів – закінчуємо, 5 хвилин відпочиваємо. Потім – новий цикл. Важливо не відволікатися під час 25-хвилинних сесій.

 

Перераховані техніки – це інструментальний рівень. А є ще стратегічний. Якщо з цього рівня подивитися на майбутнє «поле бою», то воно починає виглядати більш впорядкованим. Для стратегічної оцінки планованих справ ідеально підходить матриця Ейзенхауера.

 

Матриця Ейзенхауера для ефективного управління часом

Матриця Ейзенхауера - один з методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня Матриця Ейзенхауера - один з методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня
Матриця Ейзенхауера - один з методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня

1) Важливі і термінові

 

Фахівці з планування пишуть, що в ідеалі цей квадрат повинен бути порожній – тому що, якщо ви ефективно керуєте часом, то найважливіші справи не повинні бути терміновими. Якщо вони потрапили в цю групу, значить, це – «хвіст», що залишився з вчора; щось важливе не було виконано вчасно, тому тепер час підтискає.

 

На практиці, ми не застраховані від появи в порядку денному питань і важливих, і які потребують невідкладного вирішення. Їх вирішуємо в першу чергу.

 

Приклад: відповідь на скаргу ключового клієнта, підготовка звіту для позапланової перевірки податкової, організація візиту CEO компанії до філії.

 

2) Важливі, не термінові

 

Мабуть, найприємніша група. Над цими питаннями можна подумати, не поспішаючи; тим більше, що вони вимагають вдумливого підходу.

 

Якщо пункти з першого списку доводиться розглядати відразу, як тільки вони виникли, то питання з цього квадрата можна відкласти на кінець робочого дня або навіть на вечір: коли адреналіну в крові менше, ясності в думках більше, і є настрій на роздуми про стратегічні плани.

 

Приклади: перегляд бюджету на найближчий квартал, складання кошторису на ремонт офісу, пошук співробітника на посаду керівника відділу.

 

3) Термінові, не важливі

 

Завдання з цього квадрата підлягають суворій цензурі. На них варто витрачати час саме зараз, якщо:

 

  1. Можна впоратися за 5 хвилин,
  2. Від виконання цього завдання не можна відмовитися.
  3. Цензура полягає у визначенні – чи варто взагалі братися за це завдання. Можливо, воно настільки погане, що його слід проігнорувати?

 

Приклади: взяти участь в конференції, відповісти на пропозицію невідомого постачальника скористатися знижкою, купити каву для офісу.

 

4) Не термінові, не важливі

 

У цю «сіру» зону потрапляють справи близько-побутового характеру. Їх статус не означає, що про ці завдання взагалі можна забути, хоча якраз про них забути найпростіше, адже немає ні важливості, ні терміновості. Тому такого роду справи варто записувати і тримати на контролі, тому що не важливе одного разу може стати дуже важливим – наприклад, якщо в офісі прорвала труба, а ви так і не знайшли компетентного слюсаря.

 

Приклади: купити пачку паперу, тому що закінчується; почистити "вхідні"; знайти контакти альтернативної, більш дешевої клінінгової компанії для прибирання офісу.

Складання плану на день за допомогою матриці Ейзенхауера Складання плану на день за допомогою матриці Ейзенхауера
Складання плану на день за допомогою матриці Ейзенхауера

Для складання плану можна використовувати таблицю в Excel.

 

  1. Записуємо список справ на завтра.
  2. Розподіляємо справи за пріоритетністю (розносимо по квадратах).
  3. Складаємо погодинний графік на день.
  4. Помічаємо справи в міру виконання (кольором).
  5. В кінці дня переносимо на наступні дні невиконані завдання.
  6. Переглядаємо виконані завдання і годуємо себе булочкою в якості заохочення.


Важливо, щоб термінові справи розташовувалися у верхній частині плану. І не забувайте переносити важливі, але не виконані справи на наступні дні.

 

Між справами варто давати вашому організму відпочити (згадайте метод «Помідора»). Тому для більш продуктивної праці, не забувайте робити коротенькі перерви між справами, а також добре харчуватися.

330 0

Відгуки до матеріалу

Нажаль, ще ніхто не залишив свій відгук...


Залишити відгук

Коментувати записи можуть лише авторизовані користувачі